Annexe de sous-traitance Mood Address
Dernière mise à jour : 13 octobre 2026.
Pour le courrier qu’il reçoit, le client est responsable de traitement et MOOD GROUP agit comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données. Cette annexe fait partie du contrat de domiciliation et prévaut sur toute clause contraire des conditions générales en matière de données personnelles.
Article 1. Ce que couvre l’annexe
L’annexe couvre la réception, l’ouverture, la numérisation et le résumé du courrier, sa mise à disposition dans l’espace client, les emails qui l’annoncent, la réexpédition, la conservation et la destruction des originaux, et la remise des colis. Elle s’applique pendant le contrat et jusqu’à la fin des opérations de restitution et d’effacement.
Le dossier d’ouverture, la vigilance, le registre légal, la facturation, la sécurité et les informations transmises aux autorités relèvent des obligations propres de MOOD GROUP : elle en est responsable, et ils sont décrits dans la politique de confidentialité. La lecture du courrier sert aussi à signaler, pour la seule revue interne de MOOD GROUP, les éléments incohérents avec le dossier ; ce signalement relève de sa vigilance et de sa responsabilité propre.
Article 2. Description du traitement
| Élément | Description |
|---|---|
| Opérations | Réception, ouverture, numérisation, lecture assistée, résumé, stockage, mise à disposition, notification, réexpédition, conservation et destruction des originaux |
| Finalité | Exécuter le service de domiciliation commandé par le client |
| Personnes concernées | Représentants et collaborateurs du client, expéditeurs, et toute personne citée dans le courrier |
| Données | Identité et coordonnées des expéditeurs et destinataires, contenu des plis, références, montants et échéances, suivi des envois et des colis |
| Données particulières | Possibles dans le courrier reçu (santé, procédures judiciaires) ; traitées seulement dans la mesure nécessaire au service. Un courrier manifestement personnel reste fermé |
| Durée | Celle du contrat, puis les délais de l’article 8 |
Article 3. Instructions et confidentialité
MOOD GROUP ne traite ces données que sur les instructions documentées du client : le contrat, les choix faits dans l’espace client (sort des originaux, langue des résumés, réservations) et ses demandes écrites. Elle l’informe si une instruction lui paraît contraire au droit de la protection des données, et l’avertit avant tout traitement que la loi lui imposerait, sauf interdiction légale.
Les personnes qui accèdent au courrier sont tenues à la confidentialité et n’y accèdent que pour le service. Les données ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni utilisées pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle.
Article 4. Lecture assistée par intelligence artificielle
Pour découper et résumer le courrier, le lot du jour, qui réunit les plis de plusieurs clients, est transmis en une fois à un modèle d’intelligence artificielle, avec la liste des sociétés domiciliées et les noms de leurs représentants et contacts, pour rattacher chaque pli à son destinataire. L’envoi passe par la passerelle Vercel AI Gateway, en mode zéro conservation. La passerelle et le fournisseur du modèle ne gardent ni les pages ni le résultat une fois la réponse rendue, et n’en font aucun usage d’entraînement.
La passerelle choisit le fournisseur parmi ceux qui ont un accord de zéro conservation avec Vercel. Si aucun n’est disponible, la demande échoue et le pli est résumé sans cet outil. Chaque résumé est relu par MOOD GROUP avant son envoi au client.
Article 5. Sécurité
Les données sont hébergées à Paris, et l’application qui les traite s’exécute à Paris. Chaque client n’accède qu’à son propre courrier, par un accès personnel protégé par un code puis un mot de passe ; l’équipe de MOOD GROUP se connecte par un code à usage unique reçu par email.
Les numérisations sont stockées dans un espace privé et ne s’ouvrent que par des liens valables quelques minutes. Les échanges sont chiffrés et les secrets d’administration restent côté serveur. Les originaux sont rangés dans une pièce dédiée, fermée au public, et détruits au destructeur. Ces mesures peuvent évoluer sans réduire la protection d’ensemble.
Article 6. Sous-traitants ultérieurs et transferts
Le client autorise de manière générale les prestataires ci-dessous. MOOD GROUP leur impose des obligations équivalentes à cette annexe et reste responsable envers le client de leur exécution. Pour la lecture du courrier, l’autorisation couvre les fournisseurs que la passerelle retient en zéro conservation, dont la liste peut évoluer. Pour tout autre ajout ou remplacement, MOOD GROUP informe le client par email au moins trente jours avant ; le client peut s’y opposer pour un motif lié à la protection des données et, faute de solution, résilier avant le changement.
| Prestataire | Rôle | Lieu et garanties |
|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. (Singapour) | Base de données, fichiers numérisés, comptes | Données hébergées à Paris ; accès de support possibles hors Union européenne, encadrés par des clauses contractuelles types |
| Vercel Inc. (États-Unis) | Hébergement de l’espace client, passerelle Vercel AI Gateway | Application exécutée à Paris ; passerelle en zéro conservation ; Data Privacy Framework et clauses contractuelles types |
| Fournisseur du modèle appelé par la passerelle : Anthropic, Amazon Web Services (Bedrock) ou Google (Vertex AI) | Lecture du lot du jour pour découper et résumer les plis | Zéro conservation ; traitement possible aux États-Unis, encadré par les engagements de Vercel |
| Resend, société Plus Five Five, Inc. (États-Unis) | Emails qui annoncent le courrier et en reprennent le résumé | Traitement principal aux États-Unis ; Data Privacy Framework et clauses contractuelles types |
| Google Ireland Limited | Messagerie professionnelle : réponses des clients et échanges sur leur courrier | Union européenne et États-Unis ; Data Privacy Framework et clauses contractuelles types |
| Airtable, société Formagrid Inc (États-Unis) | Registre de gestion : colis et heures de salle à facturer | Clauses contractuelles types |
La Poste et les transporteurs acheminent les réexpéditions en qualité de prestataires indépendants.
Article 7. Droits, incidents et coopération
MOOD GROUP aide le client à répondre aux demandes des personnes concernées, à assurer la sécurité du traitement et, le cas échéant, à mener une analyse d’impact. Une demande reçue directement lui est transmise sans délai.
Toute violation de données touchant le courrier du client lui est notifiée sans délai injustifié après que MOOD GROUP en a pris connaissance, avec sa nature, les données et personnes concernées, ses conséquences probables et les mesures prises. Le client décide des notifications à l’autorité et aux personnes.
Article 8. Fin du traitement
À la fin du contrat, les numérisations peuvent être demandées par email pendant trois mois, puis sont supprimées avec leurs résumés. Le lot du jour, qui mêle plusieurs clients, est supprimé trente jours après son découpage. Les originaux suivent l’article 6 des conditions générales. MOOD GROUP ne garde ensuite que ce que la loi lui impose, isolé de l’usage courant.
Article 9. Information et audit
MOOD GROUP met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe. Elle permet un audit par le client ou par un auditeur indépendant tenu au secret, après un préavis raisonnable, sans exposer les données des autres clients. Contact : contact@moodgroup.fr.